FORSIDE > Løsninger > Cases

portørene setter nye rekorder på Oslo universitetssykehus, Ullevål

På Oslo universitetssykehus, Ullevål har portørenes arbeidsmengde over tre år økt med 8000 oppdrag i året, mens bemanningen er omtrent den samme. Stadig settes månedsrekorder for gjennomførte oppdrag. Portørene har greid dette ved å jobbe smartere, blant annet gjennom bedre kommunikasjon med avdelingene.

Ascoms portørCOM ble innført på Ullevål sykehus for over ti år siden. Over tid har det vært mulig å få stadig mer nytte av systemet.  Kjernen i løsninger er å sørge for at avdelingene kan legge inn bestillinger på pc og at koordinatoren på portøravdelingen igjen fordeler oppdragene ut til portørenes håndsett som de bærer med seg overalt. Om natten settes portørCOM på automatikk, slik at systemet selv fordeler oppdragene til nærmeste ledige portør. Men det er statistikken og de historiske dataene systemet genererer, som legger mye av grunnlaget for å jobbe smartere.

Eivind Marigård Ullevaal- Vi kan trekke ut statistikk for det meste, men fokuserer på hvordan vi klarer å oppfylle responstidene overfor avdelingene. Når avdelingene bestiller transport fra oss, vet de hvor lang tid det skal ta før vi har gjennomført oppdraget. Statistikk på avvik fra dette gir oss et godt styringsverktøy, sier seksjonsleder ved portøravdelingen Eivind Marigård.

Oppdragene blir lagt inn med prioritering; normal, haste- eller akuttoppdrag, og portørene opererer med ulik responstider etter type oppdrag. I 2009 gjennomførte de rundt 65 ansatte på portøravdelingen 375 000 oppdrag. 100 avdelinger på sykehuset benytter seg av portørenes tjenester.

Færre skritt
portørCOM gir koordinatoren god oversikt over tilgjengelige portører og hvor de befinner seg. Et mål på om man jobber smartere er om man går færre skritt per utført oppdrag.

- Vi har ikke klare målinger på dette, men jeg har et klart inntrykk av at vi nå går mindre i forhold til hva vi får utført, sier Eivind Marigård.

Koordinatoren har oversikt over hvor portørene befinner seg og full oversikt over alle oppdrag. Da kan man oftere få til et returoppdrag fra f. eks. lungeavdelingen hvis portøren befinner seg der, eller i nærheten. Portører som er ferdig med et oppdrag kan også umiddelbart melde seg ledig via sitt håndsett.    

Færre bomturer
En annen måte å øke effektiviteten på, er å redusere antall bomturer. Mange bestillinger er lagt inn på forhånd, samtidig skjer det stadig forandringer, som f. eks. at en pasient likevel ikke kommer tilbake fra perm som planlagt. Eller det kan være kreftpasienter som skal til stråling på samme tidspunkt hver dag. Med portørCOM er det enkelt for avdelingene å redigere i bestillingene og dermed redusere antall bomturer for portørene.

Gode bestillere
- For å være gode leverandører, må vi sørge for å ha gode bestillere, sier Eivind Marigård. Han sikter til hvordan portøravdelingen kan lære opp avdelingene til å bidra til effektivitet og gode responstider. Statistikken i portørCOM er også her et nyttig verktøy. Her kan man tydelig se døgnets og ukenes mest belastede rushtider.

- Røntgen-avdelingen er den største brukeren av portørtjenester og vi har selvsagt tett dialog. Vi må formidle at det ikke vil nytte å legge inn 30 bestillinger midt i morgenrushet. Det kan vi ikke håndtere. For å unngå avvik fra oppgitte responstider må de f. eks. legge en del av bestillingene på et roligere tidspunkt, forteller Eivind Marigård.

God oversikt
Avdelingsleder sentral røntgen, Lisbeth Andersen bekrefter det tette forholdet til portøravdelingen.     
- Vi er deres største bruker, med mellom 200 og 300 bestillinger daglig. At vi kan legge inn bestillingene på pc i stedet for å ta en masse telefoner, er åpenbart en stor fordel. Det gir oss dessuten langt bedre oversikt. Vi kan blant annet se på vår skjerm når portørene faktisk har startet på oppdraget. Vi er veldig godt fornøyd med hvordan portørCOM fungerer, sier Lisbeth Andersen.

Rekorder
Statistikkdelen i portørCOM innvirker også på budsjetteringen av sykehusets drift. Tallene har tydelig vist hvordan portørene har hatt en stadig økende arbeidsmengde. Avdelingen har da unngått budsjettkutt i motsetning til mange andre avdelinger. Statistikken viser at Portøravdelingen stadig setter nye månedsrekorder i gjennomførte oppdrag.

- portørCOM er helt sentral i hverdagen for hele avdelingen. Rekordene hadde vi ikke greid uten å gå smartere, unngå bomturer, få returoppdrag og generelt ha god dialog med avdelingene, avslutter Eivind Marigård.

Løsningen
Ascom har levert et arbeidsverktøy for portørtjenesten bestående av:
   - Serverprogram for formidling av tekstbaserte transportoppdrag (manuell og
     automatisk tildeling), inkl. logg og statistikkprogram
   - Klientprogram på avdelingene for bestilling av oppdrag
   - Håndsett p71 til portørene for mottak og kvittering av oppdrag
   - UHF-radio infrastruktur

Fakta om Oslo universitetssykehus, Ullevål
Oslo universitetssykehus, Ullevål har over 9000 ansatte og håndterer over 620 000 sykehusopphold i året. Sykehusets fremste spesialområde er livstruende skader og sykdommer. I virksomheten inngår også ambulansetjenesten, 113-sentralen, luftambulanse og pasienttransport i Oslo og Akershus. Ullevål er regionssykehus for Helse Sør-Øst og lokalsykehus for en rekke bydeler i Oslo. Sykehusets barneklinikk er lokalsykehus for hele Oslo.

- Vi kan trekke ut statistikk for det meste, men fokuserer på hvordan vi klarer å oppfylle responstidene overfor avdelingene. Når avdelingene bestiller transport fra oss, vet de hvor lang tid det skal ta før vi har gjennomført oppdraget. Statistikk på avvik fra dette gir oss et godt styringsverktøy, sier seksjonsleder ved portøravdelingen Eivind Marigård.

Oppdragene blir lagt inn med prioritering; normal, haste- eller akuttoppdrag, og portørene opererer med ulik responstider etter type oppdrag. I 2009 gjennomførte de rundt 65 ansatte på portøravdelingen 375 000 oppdrag. 100 avdelinger på sykehuset benytter seg av portørenes tjenester.